Hoe tijdregistratie je werk leuk kan maken

Voor onze organisatie, een middelgrote havo in Zuid-Holland, hebben we ervoor gekozen om tijdregistratie op een moderne manier te implementeren voor onze docenten. Dit hebben we gedaan, omdat er veel buitenschoolse werkzaamheden zijn en het lastig bleek voor onze medewerkers om op een goede manier om te gaan met het registreren van tijd, maar ook met het managen van tijd. Tijdregistratie helpt daarnaast mee in het inzichtelijk maken hoe lang mensen bezig zijn met bepaalde werkzaamheden. Dit geeft onze docenten meer inzicht in hun eigen efficiëntie en geeft ons als organisatie een indruk van de werkdruk van onze medewerkers. Met de software voor tijdregistratie van PersoneelsSysteem hebben we sinds kort de urenregistratie kunnen automatiseren en dat scheelt veel werk, waardoor het ook voor de administratie en leidinggevenden efficiënt werkt. Administratie is toch niet één van de meest favoriete werkzaamheden in het onderwijs en daarom is het prettig wanneer er meer tijd overblijft voor het werk dat je leuk vindt.

Tijdregistratie bij ons in de praktijk

Wij zijn met tijdregistratie in aanraking gekomen door de zoon van één van onze docenten. Hij werkt in een restaurant en daar maken ze gebruik van een systeem waarmee werkroosters ingepland worden. Zij hebben daaraan een tijdregistratiesysteem gekoppeld met een app, zodat iedereen op elk willekeurig moment zijn uren kan bijhouden. We wisten te achterhalen dat het daarbij ging om een systeem van PersoneelsSysteem, waarna we op de website www.personeelssysteem.nl meer informatie hebben gevonden. Overzichtelijke informatie met uitleg over online tijdregistratie, het gebruik van een app voor mobiele apparaten, klokken met vingerafdruk of een sleutelhanger en een online tool voor op je gewone computer. Allemaal heel handig, maar wij waren op zoek naar één systeem voor iedereen, dat op elk moment te gebruiken is. Als docent ben je namelijk vaak lessen aan het voorbereiden op momenten dat het jouw uitkomt. Dat kan ook ’s avonds laat nog thuis aan de keukentafel zijn. Je wilt je dan focussen op je werk en niet naderhand hoeven te bedenken hoe laat je ook al weer begonnen bent en hoeveel tijd je gemaakt hebt. Met de app kun je alle belangrijke informatie eenvoudig registreren:

  • Datum
  • Starttijd
  • Eindtijd
  • Pauzes

Het is zelfs mogelijk om maaltijden, kilometers en notities op te geven. De app is een uitkomst voor tijdregistratie en zorgt voor minder stress bij de docenten. Inzichtelijkheid van uren geeft namelijk ook meer duidelijkheid in de duur van de werkzaamheden. Wanneer het dan voelt dat je lang met iets bezig bent geweest komt het regelmatig voor dat dit achteraf wel meevalt. Het werkt mentaal geruststellend dat je dus niet heel lang bezig bent geweest in tijd die je wellicht op een andere manier had willen besteden.

Wel de app, geen sleutelhanger

Wij hebben specifiek gekozen voor de app omdat dit mensen ook meer een eigen verantwoordelijkheid geeft. Inklokken met een sleutelhanger zou bij ons op school een optie kunnen zijn, maar daarmee is het probleem voor thuiswerken nog niet opgelost. Wij hebben daarom gekozen voor gebruikersgemak. Het resultaat is overigens hetzelfde. We kunnen nu inzichtelijk maken in de werkroosters wie wanneer werkt en hoeveel uren die persoon maakt. Er is betere monitoring van contracturen en we kunnen een sterkere afweging maken van dure en minder dure arbeidskrachten. Met regelmatige analyses van de cijfers zijn we als school ook resultaatgerichter gaan werken. We hebben dan wel geen omzet, maar het onderwijs kent ook targets. Tijdregistratie zorgt ervoor dat de gestelde targets beter behaald worden en dat werkt motiverend voor iedereen. Daarmee staat er een enthousiaste leerkracht voor de klas die grip heeft op zijn tijd en energie, wat ook prettig is voor de leerlingen.